CICLO DE VIDA DE LA AUDITORÍA
El ciclo de vida de las auditorías comprende todos aquellos pasos incluidos desde la planificación de la auditoría hasta el cierre de las posibles observaciones detectadas durante la ejecución de la misma. El ciclo de vida se puede dividir en tres grandes bloques con diferentes actividades en cada uno de ellos:
1. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
a. Solicitud de auditorías: Los asociados/clientes solicitan aquellas auditorias que son de su interés. AFA realiza el proceso de optimización y se establecen los promotores de la auditoría y el precio.
Solicitud de auditorías
b. Acuerdo de fecha de auditoría: Una vez se dispone de los datos de contacto de la empresa a auditar, se realiza una solicitud formal de propuesta de fechas. Se acuerda la fecha.
c. Asignación de auditor: se asigna y contrata un auditor del conjunto de auditores cualificados por AFA en función del tipo y de los objetivos de la auditoría.
2. PREPARACIÓN Y REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
a. Solicitud de Requerimientos específicos a los promotores: se comunica la fecha de auditoría a los promotores, solicitando el envío de sus requerimientos específicos para la auditoría. Estos requerimientos específicos permiten establecer los objetivos y elaborar la agenda.
Solicitud de Requerimientos específicos a los promotores
b. Envío agenda de auditoría al auditado: desde AFA se envía una propuesta de agenda de auditoría al auditado.
c. Preparación de la auditoría: el auditor asignado prepara la auditoría y recopila toda la documentación necesaria para su ejecución.
d. Realización de la auditoría: La auditoría se realiza siguiendo lo establecido en la agenda que finalmente se acuerda con el auditado. Al final de la auditoría se realiza una reunión final en dónde se comentan las desviaciones encontradas y posibles soluciones a las mismas.
Poco tiempo después de la realización de la auditoría, el auditor contratado envía un Informe preliminar al auditado, a modo de resumen, que permite resolver, si cabe, algún malentendido y se solicita una respuesta y un posible plan de acción. Esta respuesta es revisada por el auditor y se incluye en el borrador de informe completo que está en preparación.
e. Emisión del borrador de informe: aproximadamente unas 5 semanas después de la realización de la auditoría, el auditor emite el borrador del informe de auditoría y se envía a los promotores para revisión. Se establece un tiempo de revisión que suele ser de una semana.
f. Emisión del informe de auditoría: una vez finalizado el plazo de revisión, AFA edita la versión definitiva del informe de auditoría, siendo impreso y firmado. Se envía el informe de auditoría a cada promotor.
3. SEGUIMIENTO POST-AUDITORIA
a. Comunicación final de resultados al auditado: desde AFA se envía un informe de auditoria (Audit Report Letter) en el que identifican las desviaciones y sus acciones correctoras (si se han recibido). Si procede, se envía un Certificado de Auditoría GMP.
b. Seguimiento semestral del plan de acción: desde AFA se realiza un control y seguimiento del plan correctivo (si procede). Se solicita la actualización semestral del Plan de Acción al auditado hasta el cierre de las desviaciones.
c. Revisión de la actualización del plan de acción: el auditor revisa la coherencia de las medidas correctoras definidas en la actualización del plan de acción. En caso necesario se requieren aclaraciones.
d. Envío actualización Plan de Acción a los promotores: se envía la actualización del plan de acción y las posibles evidencias documentales a los promotores de la auditoría.